Įmonių dokumentai Lietuvos įmonėms
TRUMPAI
- Lietuvos įmonė visą savo gyvavimo laikotarpį rengia įmonės dokumentus – nuo steigimo įstatų iki akcininkų nutarimų kiekviename metiniame susirinkime, valdybos sprendimų veiklos klausimais ir JAR dokumentų, kai pasikeičia įmonės duomenys.
- Įmonių dokumentai turi atitikti Lietuvos įmonių teisę, kad būtų teisiškai galiojantys. Akcininkų sprendimas, priimtas netinkama tvarka, akcijų perleidimas, įvykdytas neturint tinkamų dokumentų, arba įstatų pakeitimas, kuris nebuvo tinkamai patvirtintas notaro, gali būti ginčijamas arba laikomas negaliojančiu.
- Užsienio kapitalo įmonėms, valdomoms iš užsienio, įmonės dokumentai parengiami anglų ir, jei reikia, lietuvių kalbomis, taip užtikrinant, kad užsienio savininkas tiksliai suprastų, ką pasirašo, ir kad dokumentas galiotų pagal Lietuvos įstatymus.
- Visus įmonės dokumentus rengiame už fiksuotą mokestį – jokių valandinių sąskaitų, jokių netikėtų mokesčių už standartinius įmonės gyvavimo ciklo įvykius.
- Kiekvienas mūsų parengtas įmonės dokumentas yra patikrinamas, ar jis atitinka galiojančius įmonės įstatus, akcininkų registrą ir JAR pateikimo istoriją, taip išvengiant vidinių prieštaravimų, kurie sukelia problemų atliekant išsamų patikrinimą ar reguliavimo institucijų peržiūrą.
Lietuvos įmonės dokumentai apima visus dokumentus, kurių įmonei reikia norint priimti oficialius sprendimus (akcininkų ir valdybos nutarimus), įregistruoti įmonės struktūros pokyčius (akcijų perleidimą, kapitalo pokyčius, direktorių paskyrimą), valdyti įmonės veiklą (įstatus, akcininkų sutartį) ir įvykdyti JAR pateikimo įsipareigojimus (metinį patvirtinimą, registro atnaujinimus). Visus šiuos dokumentus rengiame anglų ir lietuvių kalbomis pagal poreikį už fiksuotą mokestį. Parengiame profesionalai, išmanantys tiek Lietuvos įmonių teisę, tiek tarptautinių įmonių komercinį kontekstą.
Kodėl svarbu tinkamai parengti įmonės dokumentus
Įmonės dokumentai yra ne tik administraciniai popieriai – tai teisiniai dokumentai, kuriais įmonė priima sprendimus, perduoda nuosavybę ir valdo save. Neteisingai parengtas dokumentas yra ne tik netobulas; jis gali būti teisiškai negaliojantis, ginčytinas mažumos akcininkų arba atmestas Registrų centro, banko ar reguliavimo institucijos.
Dokumentai, kurie ginčijami atliekant išsamų patikrinimą
Kai Lietuvos įmonė atlieka investuotojų patikrinimą, teisininkų komanda peržiūri jos įmonės dokumentus: įmonės sprendimų grandinę, akcijų registrą, JAR dokumentų pateikimo istoriją ir visų dokumentų atitiktį vieni kitiems ir įstatams. Dažniausios problemos, su kuriomis susiduriama atliekant išsamų patikrinimą, yra šios: akcininkų nutarimai, priimti esant netinkamam kvorumui; sprendimai, priimti netinkamai sušauktuose akcininkų susirinkimuose; akcijų perleidimai, kurie nebuvo patvirtinti notaro, kai notaro patvirtinimas buvo privalomas; ir JAR dokumentų pateikimas, kuris neatspindi tikrosios įmonės struktūros. Šios problemos gali sustabdyti sandorį arba pareikalauti brangaus taisomojo darbo.
Registrų centro atmesti dokumentai
JAR – Registrų centras – taiko konkrečius reikalavimus dokumentų formatui ir turiniui. Prašymas įregistruoti direktoriaus pasikeitimą, prie kurio nepridėtas reikiamas valdybos nutarimas, arba įstatų pakeitimas, kuris nebuvo patvirtintas notaro, kai reikalingas notaro patvirtinimas, bus grąžintas. Grąžinti dokumentai vilkina bet kokio bendrovės priimto sprendimo įgyvendinimą, o tai gali turėti komercinių pasekmių, kai sprendimas susijęs su banko parašo turėtojo pakeitimu, direktoriaus paskyrimu reguliavimo tikslais arba akcijų perleidimu su ribotu terminu.
Angliški ir lietuviški dokumentai
Lietuvos įmonių teisė nereikalauja, kad visi įmonės dokumentai būtų parengti lietuvių kalba – daugelis bendrovės ir jos akcininkų dokumentų gali būti anglų kalba, jei visoms šalims ta kalba tinka. Tačiau JAR pateikiami dokumentai, Lietuvos teismams ar valstybės institucijoms pateikiami dokumentai ir dokumentai, kuriems reikalingas notaro patvirtinimas Lietuvoje, turi būti parengti lietuvių kalba arba pateikti patvirtintas vertimas į lietuvių kalbą. Užsienio kapitalo įmonėms dokumentus rengiame anglų ir lietuvių kalbomis vienu metu – anglų kalba – užsienio savininko supratimui ir patvirtinimui, o lietuvių kalba – JAR pateikimui arba notaro patvirtinimui.
Įmonių dokumentų kategorijos
Lietuvos įmonių dokumentai skirstomi į penkias kategorijas, atitinkančias skirtingus įmonių valdymo ir gyvavimo ciklo valdymo aspektus. Kiekviena kategorija turi konkrečius teisinius reikalavimus, formatavimo standartus ir pateikimo prievoles.
Pagrindiniai dokumentai
Dokumentai, apibrėžiantys įmonės valdymą ir nuosavybę
- įstatai (Įstatai) — Lietuvos bendrovės steigimo dokumentas, kuriame apibrėžiama jos teisinė struktūra, įstatinis kapitalas, valdymo organai, sprendimų priėmimo tvarka ir kiti įstatymų reikalaujami klausimai. Įstatai ir jų pakeitimai turi būti registruojami Lietuvos juridinių asmenų registre (JAR). Įprastoms popierinėms procedūroms paprastai reikalingas notaro patvirtinimas, tačiau reikalavimus atitinkančios bendrovės gali naudoti elektronines steigimo ir pakeitimų procedūras per Registrų centrą be atskiro notaro paskyrimo, laikantis taikomų įstatymų nustatytų sąlygų. Rengiame standartinius ir individualius įstatus, atspindinčius bendrovės nuosavybės ir valdymo struktūrą.
- Akcininkų sutartis (Akcininkų sutartis) — Privati akcininkų sutartis, papildanti įstatus ir apimanti rezervuotus klausimus, perleidimo apribojimus, teises į bendrąją ir nuolatinę nuosavybę, ginčų sprendimą ir išėjimo mechanizmus. JAR nepateikiama; privačiai reglamentuoja akcininkų santykius. Būtina daugiaakcininkų struktūroms arba kai investuotojams taikomos specialios valdymo apsaugos priemonės.
- Akcininkų registras (Akcininkų registras) — Visų akcininkų ir jų valdomų akcijų vidinis registras turi būti tvarkingas ir prieinamas patikrinimui. Jis turi būti atnaujinamas kiekvieną kartą, kai akcijos pasikeičia.
Akcininkų sprendimai
Dokumentai, kuriuose užfiksuoti bendrovės akcininkų priimti sprendimai
- Eilinio visuotinio susirinkimo protokolas (Eilinio visuotinio akcininkų susirinkimo protokolas) — Metinis visuotinis susirinkimas, sušaukiamas per 4 mėnesius nuo finansinių metų pabaigos, patvirtina metines finansines ataskaitas, sprendžia dėl pelno paskirstymo arba dividendų deklaravimo, peržiūri direktoriaus veiklą ir sprendžia visus kitus akcininkams priskirtus klausimus. Protokolas turi būti parengtas Akcinių bendrovių įstatymo nustatyta forma.
- Neeilinio visuotinio susirinkimo protokolas — Sprendimams, kurie priimami ne metinio ciklo metu: direktorių skyrimui ar atleidimui, įstatų pakeitimui, kapitalo pokyčiams, dideliems sandoriams, bendrovės restruktūrizavimui ir likvidavimui. Posėdis gali būti rengiamas asmeniškai, rašytiniu nutarimu (neviešų UAB atveju) arba elektroninėmis priemonėmis, jei tai leidžia įstatai.
- Rašytinis akcininko sprendimas (Sprendimas nesušaukus susirinkimo) — Lietuvos UAB gali priimti akcininkų sprendimus nesušaukdama fizinio visuotinio akcininkų susirinkimo, kai tenkinamos taikomos įstatymų nustatytos sąlygos ir procedūros. Akcinių bendrovių įstatymas numato balsavimą raštu ir dalyvavimą elektroninių ryšių priemonėmis, laikantis atitinkamų reikalavimų. Tam tikromis aplinkybėmis gali būti tinkamas visų akcininkų pasirašytas dokumentas, tačiau vieningas rašytinis sutikimas neturėtų būti pateikiamas kaip universali alternatyva įstatymų nustatytai sprendimų priėmimo procedūrai. Kai UAB turi vieną akcininką, sprendimai, priklausantys visuotinio akcininkų susirinkimo kompetencijai, įforminami vienintelio akcininko rašytiniu sprendimu.
- Vienintelio akcininko sprendimas (Vienintelio akcininko sprendimas) — Kai bendrovė turi vieną akcininką, visi sprendimai priimami to akcininko rašytiniu sprendimu. Paprastesnė forma nei daugiaakcininko nutarimas, tačiau turi atitikti tuos pačius procedūrinius reikalavimus.
Valdybos ir direktoriaus dokumentai
Dokumentai, reglamentuojantys bendrovės direktorių valdymą
- Direktorių valdybos sprendimas (Valdybos sprendimas) — Įmonėms, turinčioms direktorių valdybą, valdybos lygmens sprendimai reikalingi dėl veiklos klausimų, kurie pagal įstatus priskirti valdybai – svarbių sutarčių, bankų leidimų, įgaliojimų delegavimo ir didelių išlaidų. Valdybos sprendimus rengiame anglų ir lietuvių kalbomis.
- Direktoriaus paskyrimo ir atleidimo dokumentai — Kompetentingo juridinio organo sprendimo, atitinkamų direktoriaus dokumentų ir reikiamo pranešimo Juridinių asmenų registrui (JAR) parengimas. Kai UAB turi valdybą, direktorių paprastai skiria ir atleidžia ta valdyba. Kai valdybos nėra, bet yra stebėtojų taryba, šiais įgaliojimais naudojasi stebėtojų taryba. Priešingu atveju sprendimą priima visuotinis akcininkų susirinkimas arba vienintelis akcininkas. Registruotos valdymo informacijos pakeitimai turi būti pranešti per taikomą įstatymų nustatytą terminą. Prieiga prie bankininkystės, elektroninių valdžios sistemų ir įmonės įrašų turėtų būti atitinkamai atnaujinta.
- Direktoriaus darbo sutartis (Darbo sutartis su vadovu) — Pagal Lietuvos darbo kodekso 37 straipsnį, Lietuvos UAB direktorius savo pareigas paprastai atlieka pagal darbo sutartį, laikantis konkrečių įstatymų, reglamentuojančių juridinių asmenų valdymą. Šio reikalavimo nereikėtų painioti su tvarka, taikoma kolegialaus valdymo organo nariams, kurie automatiškai nesudaro darbo santykių vien dėl narystės valdyboje. Sutartyje turėtų būti aptartas atlyginimas, atsakomybė, atleidimas ir kitos taikomos darbo sąlygos.
- Įgaliojimas (Įgaliojimas) — Dokumentas, įgaliojantis atstovą atlikti konkrečius veiksmus bendrovės vardu, įskaitant sutarčių pasirašymą, dokumentų teikimą, bendravimą su valdžios institucijomis ar dalyvavimą notaro susitikimuose. Reikalinga forma priklauso nuo įgalioto sandorio pobūdžio ir gaunančiosios įstaigos reikalavimų. Notarinis patvirtinimas yra privalomas tam tikromis teisiškai nustatytomis aplinkybėmis, tačiau jis nėra visuotinai reikalingas įmonių atstovavimui, elektroniniam dokumentų teikimui ar įprastiems komerciniams sandoriams. Tinkami elektroniniai įgaliojimai taip pat gali būti naudojami, jei juos pripažįsta atitinkama institucija.
Akcijų ir kapitalo sandorių dokumentai
Dokumentai, susiję su nuosavybės ir įmonės įstatinio kapitalo pokyčiais
- Akcijų pirkimo-pardavimo sutartis (Akcijų pirkimo-pardavimo sutartis) — Sutartis, reglamentuojanti Lietuvos bendrovės akcijų pardavimą, įskaitant kainą, šalių įsipareigojimus, sandorio įvykdymo sąlygas ir perleidimo tvarką. Pagal Lietuvos civilinio kodekso 1.74 straipsnį UAB akcijų pirkimo-pardavimo sutartis paprastai turi būti patvirtinta notaro, kai parduodama 25 % ar daugiau bendrovės akcijų arba pirkimo kaina viršija 14 500 EUR. Taikomos įstatyminės išimtys, įskaitant tam tikrus sandorius, susijusius su akcijomis, kurias asmeninėse vertybinių popierių sąskaitose tvarko įgaliotas sąskaitų teikėjas. Papildomi reikalavimai gali atsirasti pagal bendrovės įstatus arba taikomus teisės aktus. Notaro patvirtinimas nebūtinas kiekvienam UAB akcijų perleidimui.
- Akcijų perleidimo dokumentai ir akcininkų registro atnaujinimai — Akcijų perleidimas turi būti įvykdytas pagal Lietuvos Respublikos civilinį kodeksą, Akcinių bendrovių įstatymą, bendrovės įstatus ir visus taikomus vertybinių popierių sąskaitų susitarimus. Perleidimo teisinė galia priklauso nuo atitinkamo sandorio ir įstatymų reikalavimų akcijų perleidimui. Informacija apie UAB akcininkus paprastai teikiama JADIS, o tam tikri pakeitimai, įskaitant informaciją apie vienintelį akcininką, jei taikoma, taip pat turi būti atspindėti JAR. Galutinio naudos gavėjo pasikeitimai turi būti pateikiami per JANGIS. Tai yra atskiros pateikimo prievolės, kiekvienai iš jų taikomi jai taikomi terminai.
- Kapitalo didinimo dokumentai — Akcininkų nutarimas, kuriuo leidžiama didinti kapitalą; įstatų pakeitimas, atspindintis naują akcinį kapitalą; notarinis patvirtinimas; JAR pateikimas. Reikalaujama, kai bendrovė išleidžia naujas akcijas arba nepaskirstytąjį pelną konvertuoja į akcinį kapitalą.
- Kapitalo mažinimo dokumentai — Mažinant Lietuvos bendrovės įstatinį kapitalą, turi būti laikomasi Akcinių bendrovių įstatymo nustatytų procedūrų, įskaitant atitinkamą akcininkų nutarimą, įstatymų numatytus skelbimo ar pranešimo reikalavimus, kreditorių apsaugos priemones, jei taikoma, įstatų pakeitimą ir registraciją JAR. Procedūra priklauso nuo mažinimo tikslo, pavyzdžiui, sukauptų nuostolių padengimo ar kapitalo grąžinimo akcininkams. Teismo patvirtinimas arba teismo sprendimas be prieštaravimų nėra universalus reikalavimas kiekvienam kapitalo mažinimui.
- Konvertuojamų vekselių / paskolos ir nuosavo kapitalo konvertavimo dokumentai — Įmonėms, kurios investicijas gavo konvertuojamos paskolos arba SAFE forma, rengiame konversijos dokumentus ir su tuo susijusį kapitalo padidinimą. Parengiame konversijos mechanizmus ir su tuo susijusius akcijų emisijos dokumentus.
Įmonės gyvavimo ciklas ir administraciniai dokumentai
Nuolatinės atitikties dokumentai, oficialūs dokumentai ir įmonės gyvavimo ciklo įvykiai
- JAR įmonės duomenų priežiūra — Lietuvos įmonės privalo užtikrinti, kad Juridinių asmenų registre (JAR) įrašyta informacija išliktų tiksli, ir laiku pateikti teisės aktų reikalaujamus pakeitimus. Apie įmonės pavadinimo, registruotos buveinės, valdymo organų, įstatinio kapitalo ir kitų registruotų duomenų pakeitimus privaloma pranešti, kai to reikalauja įstatymai. Lietuvos teisės aktai nenustato visuotinės prievolės kiekvienai įmonei kiekvieną sausio mėnesį iš naujo patvirtinti visus JAR duomenis. Privalomos informacijos nepateikimas gali užtraukti administracines nuobaudas ar kitas įstatymų numatytas pasekmes, tačiau tai automatiškai nesustabdo įmonės komercinės veiklos.
- Straipsnių pakeitimas (Įstatų pakeitimas) — Pakeitimams, turintiems įtakos bendrovės įstatų nuostatoms, įskaitant jos pavadinimą, įstatinį kapitalą ar valdymo struktūrą, reikalingas atitinkamas bendrovės sprendimas, iš dalies pakeistų įstatų parengimas ir registracija JAR. Notaro patvirtinimas reikalingas įstatymų nustatytais atvejais, o tinkamos elektroninės procedūros gali būti atliekamos be atskiro notaro paskyrimo. Registruotos buveinės adreso keitimas nebūtinai reikalauja keisti įstatus, jei juose nenurodytas visas adresas.
- Įmonės pavadinimo keitimo dokumentai — Akcininkų nutarimas, kuriuo patvirtinamas naujas pavadinimas; įstatų pakeitimas; notarinis patvirtinimas; JAR pateikimas; ir bendrovės dokumentų, sąskaitų faktūrų bei korespondencijos atnaujinimas, kad atspindėtų naują pavadinimą.
- Susijungimo ir skaidymo dokumentai — Įmonių reorganizavimas, apimantis jungimąsi ar skaidymą, turi atitikti Lietuvos Respublikos civilinį kodeksą, Akcinių bendrovių įstatymą ir, jei taikoma, ES tarpvalstybinio reorganizavimo taisykles. Priklausomai nuo sandorio, procedūra gali apimti reorganizavimo sąlygų parengimą ir paskelbimą, kreditorių apsaugos priemones, akcininkų pritarimą, įmonės dokumentų pakeitimus ir registraciją JAR. Teismo pritarimas nėra universalus reikalavimas šalies viduje vykdomiems jungimams ar skaidymams, nors tam tikromis aplinkybėmis gali prireikti teisminio proceso ar papildomų reguliavimo institucijų patvirtinimų.
- Apostilės ir legalizavimo koordinavimas — Lietuvos viešiesiems dokumentams, skirtiems naudoti užsienyje, gali reikėti apostilės, konsulinio legalizavimo ar kitos autentiškumo patvirtinimo formos, priklausomai nuo paskirties šalies, dokumento pobūdžio ir taikomų tarptautinių susitarimų. Kai kuriems dokumentams šie formalumai netaikomi pagal ES teisės aktus arba dvišalius susitarimus. Lietuvoje apostiles išduoda įgalioti notarai ir, tam tikromis aplinkybėmis, konsuliniai pareigūnai. Nuo 2026 m. spalio 1 d. Lietuvos notarai taip pat turi teisę išduoti elektronines apostiles tinkamiems elektroniniams dokumentams. Koordinuojame taikomas autentiškumo tvirtinimo procedūras ir, jei reikia, pasirūpiname vertimais.
Kada dokumentams reikalingas notarinis patvirtinimas
Vienas iš dažniausiai užduodamų praktinių klausimų apie Lietuvos įmonių dokumentus yra tai, ar reikalingas notarinis tvirtinimas. Atsakymas priklauso nuo dokumento tipo ir kai kuriais atvejais nuo to, kas numatyta įmonės įstatuose.
| Dokumentas | Reikalingas notarinis patvirtinimas? | Pastabos |
|---|---|---|
| Įstatų pirminis priėmimas | Taip – privaloma | Notaras tvirtina steigimo metu |
| Įstatų pakeitimas | Taip – privaloma | Notaras patvirtina kiekvieną pakeitimą prieš pateikiant JAR formą |
| Akcijų perleidimas (neviešoji UAB) | Privaloma nustatytomis įstatymų nustatytomis aplinkybėmis | Pagal Lietuvos civilinio kodekso 1.74 straipsnį, notaro patvirtinimas paprastai reikalingas, kai parduodama 25% ar daugiau UAB akcijų arba sandorio vertė viršija 14 500 EUR, išskyrus įstatymų numatytas išimtis. |
| Akcijų perleidimas (viešoji AB) | Ne – nereikia | Viešųjų AB akcijų perleidimas įrašant į vertybinių popierių registrą |
| Kapitalo padidinimas arba sumažinimas | Taip – straipsnių pakeitimas | Kapitalo pakeitimas sukelia įstatų pakeitimus, kuriems reikalingas notaro patvirtinimas |
| Direktoriaus paskyrimas / atleidimas | Ne | Akcininkų nutarimas + JAR pateikimas; notaro nereikia |
| Akcininko / valdybos nutarimas | Ne (standartiniams sprendimams) | Rašytiniams nutarimams notaro tvirtinimo nereikia |
| Įgaliojimas (bendrasis) | Taip – daugeliu atvejų | JAR dokumentų pateikimui, notaro paskyrimams ir bankinėms operacijoms reikalingas notaro patvirtintas įgaliojimas |
| Įgaliojimas (konkretus / sandorio) | Taip – jei tai oficialių veiksmų atveju | Priklauso nuo tikslo; konsultuojame pagal įgaliojimą (POA) |
| Įmonės pavadinimo keitimas | Taip – straipsnių pakeitimas | Pavadinimo pakeitimas sukelia straipsnių pakeitimus |
| Susijungimas / skaidymas | Taip | Visas įstatyminis procesas apima notaro patvirtinimą keliais etapais |
| Apostille ant Lietuvos viešųjų dokumentų | Įgaliotasis notaras arba konsulinis pareigūnas, jei taikoma | Lietuvos notarai išduoda apostiles tinkamiems viešiesiems dokumentams. Konsuliniai pareigūnai taip pat atlieka apostilės funkcijas pagal savo įstatymų nustatytą kompetenciją. Elektronines apostiles tinkamiems elektroniniams dokumentams notarai gali išduoti nuo 2026 m. spalio 1 d. |
Lietuvos notarai yra licencijuoti teisės specialistai, kurie tikrina šalių tapatybę, patvirtina pasirašiusiųjų teisnumą, peržiūri dokumentą, ar jis atitinka Lietuvos įstatymus, ir jį patvirtina. Notaro konsultacija daugumai standartinių įmonių veiksmų trunka 30–60 minučių. Užsienio akcininkams, pasirašantiems Lietuvoje, tapatybei patvirtinti reikalingas pasas. Užsienio akcininkai gali įgalioti atstovus įgaliojimu, kuris atitinka numatomam sandoriui taikomus formalius reikalavimus. Priklausomai nuo išdavimo šalies, įgaliojimo pobūdžio ir atitinkamų tarptautinių susitarimų, gali reikėti notaro patvirtinimo, apostilės, konsulinio legalizavimo arba patvirtinto vertimo. Taip pat gali būti priimami tam tikri elektroniniai įgaliojimai. Notaro patvirtintas ir apostilės patvirtintas įgaliojimas nėra visuotinai reikalingas kiekvienam įmonių atstovavimo veiksmui Lietuvoje. Mes koordinuojame visus notaro konsultacijas – planavimą, dokumentų rengimą ir dalyvavimą – kaip mūsų įmonių dokumentų paslaugos dalį.
Elektroniniai parašai Lietuvos įmonių dokumentams
Lietuvos įstatymai ir ES reglamentas 910/2014 (eIDAS) pripažįsta kvalifikuotus elektroninius parašus (QES) teisiškai lygiaverčiais ranka rašytiems parašams daugumai įmonių dokumentų. Tai gerokai supaprastina dokumentų rengimą užsienio kapitalo įmonėms – daugelį įmonių dokumentų galima pasirašyti skaitmeniniu būdu, nereikalaujant fizinių parašų, originalų pristatymo per kurjerį ar kelionės į Lietuvą.
Ką galima pasirašyti elektroniniu būdu
Šie įmonių dokumentai paprastai gali būti sudaromi naudojant kvalifikuotą elektroninį parašą: akcininkų ir valdybos nutarimai (įskaitant rašytinius nutarimus); komercinės sutartys; direktorių paslaugų sutartys; darbo sutartys; konfidencialumo susitarimai; ir dauguma kitų komercinių dokumentų tarp įmonės ir jos sandorio šalių. Kvalifikuoto elektroninio parašo pasirašyti dokumentai yra teisiškai įpareigojantys ir priimtini Lietuvos teismuose.
Ko negalima pasirašyti elektroniniu būdu
Kvalifikuotas elektroninis parašas pats savaime nepakeičia notaro patvirtinimo tais atvejais, kai Lietuvos įstatymai aiškiai reikalauja notarinės formos. Tačiau Lietuvos teisės aktai leidžia tinkamas įmonių registracijos procedūras atlikti elektroniniu būdu be atskiro notaro paskyrimo. Be to, Lietuvos notarai gali atlikti tam tikrus notarinius veiksmus nuotoliniu būdu per įgaliotą elektroninę notaro sistemą, jei patikrinami tapatybės duomenys ir laikomasi įstatymų reikalavimų. Ar galimas fizinis dalyvavimas, nuotolinis notaro tvirtinimas ar visiškai elektroninė registracijos procedūra, priklauso nuo sandorio ir susijusių dokumentų.
Elektroninio parašo parinktys užsienio pasirašantiems asmenims
Pasirašiusiesiems, neturintiems Lietuvos elektroninių asmens tapatybės kortelių, yra keletas QES teikėjų. ES piliečiai gali naudoti savo nacionalines elektroninės tapatybės sistemas, jei jos atitinka QES reikalavimus. Ne ES pasirašiusieji gali gauti QES sertifikatus iš akredituotų patikimumo paslaugų teikėjų, įskaitant komercinius teikėjus, tokius kaip „DocuSign“ (pažangus elektroninis parašas), kuris yra priimtinas daugumai komercinių dokumentų, bet neatitinka QES standarto visais tikslais. Mes patariame dėl tinkamo pasirašymo metodo kiekvienam dokumento tipui ir pasirašiusiojo šaliai.
Metinis įmonės dokumentacijos ciklas
Kiekvienai Lietuvos įmonei kasmet kyla tam tikrų pasikartojančių įmonės dokumentacijos įsipareigojimų. Jų žinojimas iš anksto leidžia juos valdyti efektyviai, o ne skubiai.
| Kada | Dokumentas / Pateikimas | Kas tai daro | Dingimo pasekmė |
|---|---|---|---|
| Iki balandžio 30 d. (arba per 4 mėnesius nuo metų pabaigos) | Metinis visuotinis susirinkimas – finansinių ataskaitų tvirtinimas | Akcininkai (rašytinis nutarimas arba susirinkimas) | Įmonė pažeidžia Įmonių įstatymą; JAR gali pažymėti |
| Per 30 dienų nuo metinių finansinių ataskaitų patvirtinimo | Patvirtintų metinių finansinių ataskaitų pateikimas Registrų centrui | Įmonės direktorius arba įgaliotas atstovas | Nepateikus dokumentų per įstatymų nustatytą terminą, gali būti taikoma administracinė atsakomybė ir taikomos kitos teisinės pasekmės. Įmonėms, kurių finansiniai metai yra kalendoriniai, metinis visuotinis susirinkimas paprastai turi patvirtinti finansines ataskaitas iki balandžio 30 d., po to taikomas atskiras 30 dienų pateikimo terminas. |
| Kai pasikeičia teisiškai svarbi registruota informacija | Įmonės informacijos atnaujinimas JAR faile | Direktorius arba įgaliotas atstovas | Nepateikus reikiamų pakeitimų per galiojančius įstatymų numatytus terminus, gali būti taikoma administracinė atsakomybė arba taikomos kitos įstatymų numatytos pasekmės. Nėra universalaus metinio sausio mėnesio patvirtinimo reikalavimo visoms Lietuvos įmonėms. |
| Po atitinkamų akcininkų, narių ar naudos gavėjų informacijos pakeitimų | JADIS dalyvio informacijos ir JANGIS naudos gavėjo informacijos atnaujinimas | Direktorius arba įgaliotas atstovas | Nesilaikymas gali užtraukti administracines nuobaudas ir sunkumų finansų įstaigoms ar reguliuojamiems sandoriams. Nėra visuotinio metinio sausio mėnesio patvirtinimo reikalavimo, o nesilaikymas automatiškai nesustabdo komercinės veiklos. |
| Per 5 dienas nuo pakeitimo | JAR pranešimas apie direktoriaus ar akcininko pasikeitimus | direktorius | Bauda; neregistruotas pakeitimas turi ribotą teisinę galią |
| Laikydamiesi įstatyminių pateikimo terminų po įsteigimo | Pradinis įmonės dalyvio informacijos pateikimas JADIS ir galutinės naudos gavėjo informacijos pateikimas JANGIS | Direktorius arba įgaliotas atstovas | Reikalingos informacijos nepateikimas gali užtraukti administracinę atsakomybę ir atitikties apribojimus, tačiau tai automatiškai nesustabdo įmonės komercinės veiklos. |
| Pagal kiekvienos licencijos galiojimo laikotarpį ir sąlygas | Konkrečiam sektoriui skirtų licencijų, leidimų ir nuolatinių atitikties įsipareigojimų peržiūra | Direktorius arba paskirtas atitikties pareigūnas | Atnaujinimo, pakeitimo ar atitikties reikalavimai priklauso nuo atitinkamo reguliavimo režimo. Lietuvos alkoholio mažmeninės prekybos licencijos paprastai išduodamos neribotą laiką ir nereikalauja visuotinio metinio atnaujinimo iki gruodžio 31 d. Vis dėlto bendrovė privalo laikytis taikomų licencijavimo sąlygų, ataskaitų teikimo įsipareigojimų ir reikalavimų atnaujinti licencijos informaciją. |
Įmonių dokumentų kainodara
Visi dokumentai parengiami už fiksuotą mokestį – anglų ir, jei reikia, lietuvių kalbomis. Parengiami specialistų, kurie kiekvieną dokumentą patikrina pagal galiojančius bendrovės įstatus, akcijų registrą ir JAR istoriją.
| Dokumentas / paslauga | Kaina |
|---|---|
| Įstatai — UAB „Standard“ Standartinė valdymo struktūra; anglų + lietuvių k. |
€750 |
| Įstatai – individualūs Pritaikyta konkrečiai valdymo sistemai, akcininkų teisėms arba valdymo struktūrai |
€1,000 |
| Straipsnių pakeitimas (bet koks pakeitimas) Pataisyti straipsniai anglų ir lietuvių kalbomis; notarinis koordinavimas; JAR teikimas |
€850 |
| Akcininkų sutartis – standartinė (2 šalių) Rezervuoti klausimai, perdavimo apribojimai, valdymas, išėjimo nuostatos; anglų k. |
€1,800 |
| Akcininkų sutartis – sudėtinga / daugiašalė 3+ šalys arba sudėtingos valdymo nuostatos; tarptautinė arbitražo išlyga |
€2,400 |
| Akcininkų nutarimas – standartinis Metinių ataskaitų tvirtinimas, dividendų deklaravimas, direktoriaus paskyrimas / atleidimas ir kt. |
€400 |
| Akcininkų nutarimai – sudėtingi (kapitalo keitimas, restruktūrizavimas) Kapitalo didinimas / mažinimas, susijungimo / skaidymo inicijavimas, dideli sandoriai |
€600 |
| Direktorių valdybos sprendimas Pagal sprendimą – banko įgaliojimas, įgaliojimų delegavimas, didelės sutarties patvirtinimas |
€450 |
| Metinio visuotinio susirinkimo dokumentų paketas (pilnas) Pranešimas, darbotvarkė, protokolas, sprendimas dėl dividendų ir finansinių ataskaitų patvirtinimas |
€900 |
| Direktoriaus paskyrimas / atleidimas (nutarimas + JAR) Akcininkų nutarimas + JAR pateikimas; tiek paskyrimas, tiek susiję pakeitimai |
€500 |
| Direktoriaus paslaugų sutartis Atitinka Darbo kodeksą; apibrėžia įgaliojimus, atlyginimą, įspėjimą ir atsakomybę |
€750 |
| Įgaliojimas – bendras (įmonės reikalai) Užsienio akcininkams / direktoriams; anglų + lietuvių k.; apostilės tvirtinimas |
€550 |
| Įgaliojimas – konkretus / sandorio Vieno tikslo įgaliojimas apibrėžtam veiksmui; pagal įgaliojimą |
€700 |
| Akcijų perleidimas – standartinis (SPA + nuosavybės aktas + JAR) Akcijų pirkimo-pardavimo sutartis, perleidimo aktas, akcijų registro atnaujinimas, JAR pranešimas |
€900 |
| Akcijų perleidimas – sudėtingas (garantijos, sąlygos) Pilna SPA su pareiškimais ir garantijomis, išankstinėmis sąlygomis ir sąlyginio deponavimo nuostatomis |
€850 |
| Kapitalo didinimo dokumentai Akcininkų nutarimas, įstatų pakeitimas, notaro patvirtinimas ir JAR pateikimas |
€1,500 |
| Kapitalo mažinimo dokumentai Įskaitant kreditorių informavimo laikotarpį; kainos nustatomos pagal sudėtingumą |
Pagal pageidavimą |
| JAR metinis duomenų patvirtinimas Metinis pranešimas, patvirtinantis, kad įmonės duomenys yra aktualūs ir tikslūs |
€380 |
| Įmonės pavadinimo keitimas (pilnas procesas) Akcininkų nutarimas, įstatų pakeitimas, notaro patvirtinimas, JAR pateikimas |
€900 |
| Apostilės derinimas (kiekvienam dokumentui) Užsienio reikalų ministerijos patvirtinimas apostile + patvirtintas vertimas, jei reikia |
€300 |
| Patvirtintas vertimas (kiekvienam dokumentui) Prisiekęs vertėjas; anglų-lietuvių arba lietuvių-anglų |
80–150 eurų |
| Susijungimo / skaidymo proceso konsultavimas Visas įstatymų numatytas procesas; nurodytas pagal sudėtingumą ir subjektų skaičių |
Pagal pageidavimą |
